دانلود با لینک مستقیم و پر سرعت .
تعریف انبار
امروزه انبار دیگر حالت یک محفظه را ندارد بلکه عملیات آن زمانی کافی و رضایتبخش است که از دو جهت اطلاعاتی و فیزیکی مورد توجه قرار گیرد بطور کلی انبار محل و فضایی است که یک یا چند نوع کالای بازرگانی – صنتعی یا مواد اولیه برای ساخت محصولات ، کالای نیمه ساخته ( کالای در جریان ساخت ) ، محصول ساخته شده ، مواد و لوازم مصرفی ،قطعات یدکی ماشین الات ، ابزار آلات و اجناس اسقاط نگهداری می شود آنهم براساس سیستم صحیح طبقه بندی.
جایگاه انبار :
سازماندهی سازمانهای مختلف بنابر نیازهای آنها متفاوت است . گاه در بعضی از موسسات انبار مستقیماً زیر نظر مدیر عامل قرار دارد و تحت نظر مدیر انبار نیز انبارهای مختلفی مانند انبار مواد ، قطعات ، محصولات ، ضایعات و … قرار دارد . در سازمانهای دولتی و غیر انتفاعی معمولا واحد انبار تحت نظر تدارکات و یا کارپردازی که خود نیز یکی از واحدهای تابعه امور اداری است انجام وظیفه مینماید .
اهداف و وظایف انبارها :
هدف از تشکیل و ایجاد انبارها چه در سازمانهای دولتی و چه بخش خصوصی ، تامین و نگهداری کالاهای مورد نیاز سازمان است .
انبارداری عبارتست از کلیه فعالیت های مربوط به تهیه و نگهداری و تحویل مواد و اقلام مورد نیاز سازمان در زمان مناسب و مدیریت انبارداری نیز برنامه ریزی و سازماندهی و هماهنگی و هدایت و کنترل عملیات انبارداری است وظایف انبارها را می توان به شرح زیر بازگو نمود :
1) برنامه ریزی و مراقبت جهت حفظ مقدار موجودی هر یک از اقلام کالاهای مورد نیاز شده .
2) همکاری و مساعدت در خرید و تامین و تهیه کالاها و کنترل و دریافت کالاهای خریداری شده .
3) نگهداری کالا در انبار بنحو صحیح و تسریع در امر تحویل با رعایت مقررات و دستورالعمل های سازمان اجرای وظایف فوق مطابق با اصول و ضوابط صحیح انبارداری ، موجبات تسریع در انجام امور سازمان و تولید بی وقفه و مرغوب و صرفه جویی و کاهش هزینه های تولید را موجب شده و بنیه مالی شرکت ( سازمان ) را تقویت می نماید اجرای قوانین و دستورالعمل های سازمان در کلیه امور خصوصاً انبارداری که جنبه مالی دارد لازم الاجراست و عدول از آن کیفر بهمراه دارد . گرچه کهولت مقررات و عدم تطابق آنها با دنیای صنعتی امروز موجبات کندی کار را فراهم می نماید ولی در پی اصلاح و نوسازی آن همواره باید تلاش نمود.
انواع انبارها :
انبارها از نظر فرم ساختمانی به سه سرعت زیر میباشند :
1) انبارهای پوشیده : که از تمام اطراف بسته است و دارای سقف و وسایل کامل میباشد .
2) انبارهای سر پوشیده یا هانگارد : این انبار دارای سقف بوده ولی چهار طرف آن باز است و فاقد حفاظ جانبی است .این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداری ماشین و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .
3) انبارهای باز یا محوطه : این انبار بصورت محوطه بوده و جهت نگاهداری ماشین آلات و لوازم سنگین مورد استفاده قرار می گیرد .
انبارها را از نظر نوع موادی که آن نگهداری می توان به چهار دسته کلی یا بیشتر تقسیم نمود . مثل انبار قطعات یا انبار مواد اولیه یا انبار محصول یا انبار ضایعات یا …
از ترکیب چند انبار با هم نیز مخزن بوجود می‌آید . انبارها از لحاظ کالاهایی که در آنها نگهداری می شود به انبار کالاهای معمولی ،قابل اشعال یا انفجار ، فاسد شدنی ، شیمیایی و سموم و انبار مواد غله ای تقسیم می شود و از لحاظ چگونگی و ماهیت به انبارهای گمرکی و ترانزیتی یا انبارهای توزیع محلی یا ناحیه ای یا انبارهای کارخانه های صنعتی تقسیم می شود و ممکنست دسته بندی های دیگری را نیز از انبارها بعمل آورد که در زمره سایر روشها می توان آنها را بررسی نمود .
انواع موجودیهای انبارها :
1) مواد اولیه : برای ساخت محصولات که به مواد خام مشهور است البته مواد اولیه ممکنست مواد خام و طبیعی نباشد بلکه محصول ساخته شده در یک کارخانه ممکنست ماده اولیه کارخانه دیگر باشد مثل نخ که محصول نهایی کارخانه نخ ریسی است اما ماده اولیه پارچه بافی است و پارچه نیز خود ماده اولیه کارخانجات و لباسدوزیهاست .
2) کالاهای نیمه ساخته ( کالای در جریان ساخت ) : که شامل بهای ناقص دستمزد و مواد و هزینه های سرباز ساخت می باشد ..
3) کالای ساخته شده : کالای آماده برای فروش یا توزیعی هستند که ممکنست تهیه شده یا ساخته شده باشند.
4) اجناس خریدار ی شده جهت فروش : که در موسسات تجاری و توزیع کننده این نوع موجودی بیشتر به چشم می خورد .
5) مواد و لوازم مصرفی : که در تولید غیر مستقیم موثرند مثل گریس ، روغن ، ملزومات و غیره …
6) قطعات یدکی ماشین آلات : که جهت تعمیر ماشین آلات و دستگاهها بکار میروند .
7) ابزار آلات : که ابزار کارگاهها برای تولید محصول می باشد .
8) اجناس اسقاطی : اجناسی هستند که مستهلک شده و غیر قابل استفاده اند و معمولا به مزایده گذاشته می شوند یا مورد تعمیر مجدد قرار می گیرند.
موجودیهای مذکور باید در انبارها با نظم ، و طبقه بندی و جاگذاری و کد گذاریهای مناسبی قرار بگیرند.
سیستم انبارداری و مزیتهای آن :
سیستم مجموعه ای از اجزاء و عناصرست که با هم دارای ارتباط متقابلی می باشند و هر سیستمی دارای هدف است و غالباً برآیندی غیر از برآیند حاصل جمع برآیندهای اجزا خود دارد .
وجود این کلیت با ویژگیهای خاص خود در امور انبارداری مزایای زیادی را عاید ما می سازد که اهم این مزایا عبارتند از :
1) شناسایی کالاهای موجود در انبار بنحوی آسانتر و دسترسی راحتتر به کالاها بخصوص در موسسات با حجم موجودیهای زیاد و متنوع .
2) تشکیل فایلهای اطلاعاتی دقیقتر در بخشهای مختلف و تسریع در امر ارسال آمار و اطلاعات تصمیم گیریهای مدیریت.
3) دادن اطلاعات دقیق و صحیح به سایر بخشهای موسسه و ارتباط سیستماتیک و منظم اطلاعات میان آنها .
4) رفع اشکال ناشی از اتکا سیستم و موسسه به افراد معین در صورتیکه فرد جدیدی مسئولیت انجام بخشی از فعالیتهای سیستم را برعهده گیرد در اسرع وقت از چهارچوب فعالیتها و روابط سیستم اطلاع حاصل مینماید.
5) ایجاد اطمینان خاطر در مدیریت و مسئولین بخشها در صورت وجود سیستم منظم و تصمیم گیری بجا و بموقع متکی بر اطلاعات صحیح و کافی.
6) ایجاد کنترلهای دقیق در سیستم از طریق کنترل دائمی و ادواری موجودیهای انبار و بررسی و رفع مغایرت احتمالی .
7) کاهش هزینه های مصرف بدون مواد یا سهل انگاری در مصرف و حفظ مواد ، رفت و آمدهای زیاد و پیش بینی های غلط بعلت نداشتن اطلاعات صحیح و بموقع هزینه های دیگر .
8) پایه و اساسی جهت سیستم حسابداری صنعتی می گردد اگر سیستم نگهداری و ثبت میزان رسیده و مصرف مواد صحیح تعبیه شود .
9) تاثیر روحی ناشی از وجود نظم و آگاهی مسئولین ازمیزان دقیق موجودیها و کاهش یا حذف احتمال سو استفاده توسط متصدیان یا انبارداران و مدیران و رئیس انبارها .
اگر سیستم مناسبی را نتوان تدارک دید و به انبارها توجه کافی ننمود مشکلاتی گریبانگیر ما می شود که اهم آنها عبارتند از :
- کمبود فضا چرا که کالاها خوب چیده نشده و محلی متناسب با مقدار و اندازه کالاها قبلاً در نظر گرفته نشده است .
- جابجایی اضافی ناشی از عدم وجوود نظم و اتلاف وقت پرسنل انبارها و مصرف کنندگان صدمه دیدن کالاها.
- تلف شدن وقت پرسنل و تجهیزات و سردرگمی های حین کار و کاهش راندمان کاری مسئول انبار ، راننده تجهیزات ، کارگر تولید ، سرکارگر ، مدیر تولید ، و یا حتی مدیران رده های بالاتر سازمان.
- وابستگی سازمان به شخص و اتلاف وقت در مواقع انبارگردانی ( موجودی برداری ) بعلت نامرتب بودن انبارها .
- صنایع شدن مواد و محصول ، بعلت عدم توجه به مسایل ایمنی ، نحوه استقرار کالا ، حمل و نقل آن و نیز مشخصات ویژه کالا که حتی می تواند موجب بروز خسارت مادی و جانی برای موسسه شود.
اگر سیستم انبار صحیح بنا شود تمام بخشهای دیگر براحتی با انبار ارتباط اطلاعاتی و موجودی خواهند داشت اهم واحدهای درگیر با انبار عبارتند از : تولید ، حسابداری صنعتی ، نگهداری و تعمیرات ، فروش ، بازرسی ، تدارکات ، برنامه ریزی ، حسابداری مالی که ارتباطی سیستماتیک با انبار دارند.
وظایف انباردار :
1) تحویل اجناس خریداری شده و مورد نیاز سازمان ، رسیدگی و بررسی طبق اسناد و مدارک اولیه .
2) صدور برگ درخواست خرید کالا به واحد تدارکات داخلی یا سفارشات خارجی در صورت عدم وجود موجودی.
3) مراقبت و نگهداری کالاها از سرقت ،صدمه ، ضایعه ،حادثه ناشی از طبقه بندی یا قفسه بندی یا چیدن اقلام در انبار.
4) پیش بینی ، برنامه ریزی و کنترل مواد انبار و انجام انبارگردانی متناسب با نوع شرکت و کالاهای آن و سیاست موسسه .
5) تهیه گزارشات لازم در خصوص ضایعات ، موجودیها و نظریات اصلاحی و سایر گزارشات مورد نیاز مدیریت .
6)صدور قبض انبار ( برگ رسید جنس به انبار ) پس از دریافت کالا و حواله انبار هنگام تحویل دادن کالا به متقاضی و فرمهای مرجوعی در صورت برگشت کالا و سایر فرمهای مربوط به انبار و ثبت صادره و وارده در دفاتر و کارتهای مربوطه .
7) بایگانی اسناد و مدارک مربوط به انبار و تعبیه یک کارت برای هر یک از اقلام انبار .
وظایف مدیر انبارها :
1) توصیه و پیشنهاد روشهای انبارداری و اصلاحی دیگر .
2) اجرای سیستم و روش انبارداری مصوب توسط مقامات مجاز سازمان.
3) نظارت کلی نسبت به تمام انبارهای سازمان از طریق روسای واحدهای تابعه
4) تعیین انواع مختلف کالاهایی که باید در انبار نگهداری شوند.
5) نگهداری مدرک مربوط به موجودیهای واقعی کالاها در موسسه .
6) مراقبت و صدور دستور جهت محافظت از موجودیهای انبار از لحاظ فساد و نابودی و سایر مخاطرات احتمالی .
7) اجرای بودجه مصوب انبارها.
8) مراقبت در رفع نواقص پرسنلی و تکمیل کادر انبارداران و انتخاب انبارداران با معلومات و تنظیم برنامه های آموزشی آنان.
9) مراقبت در ارسال گزارشهای ماهیانه انبارها و سایر مکاتبات و انجام امور اداری
وظایف رئیس یا متصدی انبار :
!) حفظ و حراست کلیه اجناسی که در تحویل انبار می باشد و مراقبت آنها از فساد و مخاطرات احتمالی .
2) اطلاع از انواع موجودی انواع اجناس موجود در انبارها در هر موقع از زمان.
3) تشخیص و تعیین اشیا اضافی و بدون استفاده و گزارش نمودن آن .
4) مراقبت در اینکه موجودیهای انبار از حداقل و حداکثر مندرج در کارتهای انبار کمتر نشده تجاوز نکند.
5) تعیین میزان حداقل و حداکثر موجودی هر جنس بنحویکه از آن حدود تجاوز یا کاهش ننماید.
6) انجام عملیات صحیح در مورد صدور اجناس بطوریکه تحویل آن طبق درخواستهای مصوب در مواقع لزوم انجام شود.
طراحی و برنامه ریزی تامین کالا :
برنامه اینکه قسمت انبارهای سازمان بتواند محوله را بنحو احسن بمرحله اجرا در آورد و از خرید کالاهای زاید و بلامصرف جلوگیری گردد و سازمان مواجه با کمبود مواد اولیه و لوازم و قطعات یدکی مورد نیاز نشود . مدیران و مسئولین کلیه قسمتهای سازمان با همکاری مسئولین قسمت های خرید و انبارها ، با برنامه ریزی صحیح و تحقیقات و محاسبه همه جانبه نیازهای واقعی سازمان را برآورد نموده و با ایجاد سیستم صحیح ، از خریدهای بی رویه و اتلاف سرمایه و نیروی کار سازمان جلوگیری نماید . بطور کلی برنامه ریزی تامین کالا ، متناسب با سیستم کار سازمان ، موقعیت جغرافیایی ،امکانات مالی ،فضای انبارها و امکانات نگهداری کالا و … باید طراحی و به مرحله اجرا در آید . ارائه طرحی بی چون و چرا که در کلیه سازمانها قابل اجرا باشد میسر نبوده و مقرون بصلاح هم نخواهد بود . اما امید است با رعایت مراحل و نکات ذیل بتوان مسئولین امر را در این مهم یاری نمود :
1) تعیین انواع کالاهای مورد نیاز سازمان :
در هر سازمانی باید مشخص شود که چه کالاهایی مورد نیاز است ؟ برای تهیه صورت کالاهای مورد نیاز سازمان باید عملیات و مراحل ذیل را بمرحله اجرا در آورد :
الف) قسمتهای مختلف سازمان کالای مورد نیاز خود را با ذکر مشخصات دقیق بقسمت تدارکات ارسال می دارند.
ب) قسمت تدارکات لیستهای ارسالی از قسمتهای مختلف را دقیقاً بررسی نموده و کالاهای مشترک المصرف و یا ملزومات عمومی را بصورت فهرستی تنظیم و ثبت می نماید.
ج) سپس کالاهای اختصاصی قسمتهای مختلف سازمان مشخص و بنام قسمت درخواست کننده بصورت کلی کالاهای مورد نیاز اضافه می شود . بدین ترتیب اسامی کلیه نیازها با ذکر قسمتهای مصرف کننده آن مهیا می شود.
2) استاندارد کردن کالاهای مورد نیاز سازمان :
در اجرای این اصل مشخصات فنی و میزان ایمنی و مرغوبیت کالاهای مورد نیاز توسط مسئولین فنی و کارشناسان ذیصلاح دقیقاً مشخص و با توجه به کیفیت و بهای آنها در مقایسه با کالاهای مشابه و قابل مصرف ، مناسبترین نوع یا مارک هر یک از کالاها را معین می نمایند . مسئولین خرید مکلفند تا همیشه کالاهای مورد نیاز را با مارک تعیین شده خریداری و از خریداری کردن مارکهای غیر مجاز خودداری نمایند.
3) تعیین مقدار هر یک از اقلام کالاها :
مقدار هر یک از اقلام با توجه به زمان و بودجه و اولویت کالاها تهیه می شوند.
4) شناسایی منابع خرید و تامین کالا :
جهت حصول اطمینان از دقت و سرعت در خرید و عدم ایجاد وقفه و تامین کالاها با قیمت ارزان و کیفیت مرغوب باید کارخانجات و نمایندگی های معتبر فروش را مشخص کرد این موسسات و نمایندگی ها ممکنست در داخل یا خارج کشور باشند.
همچنین بررسی امکانات تهیه و تولید بعضی از کالاها با امکانات سازمان موجبات خود کفایی تقریبی را فراهم می آورد لذا علاوه بر صرفه جویی در قیمت خرید و حمل و نقل ، موجب افزایش مهارت کارکنان شده و نگرانی کمبود و یا نبود این کالاها در بازار تا حدودی مرتفع خواهد شد . منبع دیگر تامین کالا ، وجود کالاهای بلامصرف و اضافه بر مصرف در سایر انبارهای سازمان است و لازمست انبارها از این لحاظ دائماً بررسی شوند تا در صورت احتیاج به قسمت های نیازمند دیگر انتقال و یا در صورت عدم نیاز بفروش برسند تا از رکورد سرمایه و فرسایش کالاها در انبار ها جلوگیری شود .
بطور خلاصه منظور از طراحی و برنامه ریزی خرید و تامین کالا اینست که مشخص نمائیم:
الف) به چه کالا ( کالاهایی ) نیاز داریم ؟
ب) این کالاها با چه مدارک و مشخصاتی باشند ؟
ج) از هر قلم کالا چه مقدار احتیاج داریم ؟
د) این کالاها را از کجا خریداری و تامین نمائیم ؟
ه) چه فضایی و در چه زمانی برای کالا در نظر بگیریم ؟
انواع طبقه‌بندی کالاها:
(1) طبقه‌بندی کردن کالاهای مورد نیاز سازمان.
(2) طبقه‌بندی کالاهای موجود در انبار.
(3) طبقه‌بندی کالا در سطح مواد مورد نیاز صنایع کشور یا طبقه‌بندی استاندارد
(4) طبقه‌بندی کالاها بر اساس طرحها و برنامه‌ها.
(5) طبقه‌بندی کالا بر حسب مراحل انجام کار و زمان مصرف.
در نوع اول طبقه‌بندی کلیه نیازهای سازمان را به گروههای عمده تقسیم و هر گروه را در انباری با توجه به عملیات و فعالیتها قرار داده و آن انبار را به همان نام می‌نامند مثل انبار مصالح ساختمانی، قطعات یدکی، برق، لوازم اداری و نوشت افزار و انبار اختصاص داده و سپس از نظر و روغن آلات و ... در روش دوم یک ای دو گروه اصلی کالا را به انبار اختصاص دده و سپس از نظر خواص و حجم و کاربرد و میزان مصرف و امکانات نگهداری و ... آنرا به گروههای فرعی تقسیم مینمایند. مثلاً انبار مصالح و لوازم ساختمانی بعنوان گروهی اصلی بگروههای فرعی آهن آلات،لوزام بهداشتی، لوازم برقی، لوازم لوله‌کشی، ابزار ساختمانی، مصالح ساختمان، لوازم تزئینی و ... تقسیم و رده‌بندی میگردد. در ورش چهارم کلیه کالاها و لوازم مختلف مربوط به اجرای یک طرح یا برنامه را برآورد و محاسبه نموده و کلیه این کالاها را بمقدار لازم در اختیار مجریان طرح قرار میدهند در روش پنجم مطابق مراحل انجام کار و عملیات و زمانبندی اجرای هر برنامه کالاهای مورد نیاز آن مرحله را در یک گروه قرار میدهند مثلاً در شرکت نفت پس از کشف و تخمین مقدار ذخیره معادن نفت، جهت حفاری چاهها و مهار آن و استخراج و انتقال نفت خام به یکی از پالایشگاههای کشور ابتدا کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم حفاری بعد کلیه لوازم مهار چاه و بعد لوازم استخراج و بعد لوازم لوله‌کشی و انتقال نفت را تحویل داده و هر مرحله یک گروه را تشکیل میدهد. اما روش سوم یا استاندارد در کشورهای صنعتی با همکاری کلیه موسسات صنعتی دولتی و خصوصی باجرا در می‌آید. به طبقه‌بندی کلیه مواد مورد نیاز صنایع و تولیدات کشور طبقه‌بندی ملی یا استاندارد گویند. که مورد قبول و استفادة کلیه موسسات تولیدی قرار میگیرد. این طبقه‌بندی در سه گروه عمده و اصلی و چند گروه فرعی از هر گروه اصلی انجام میشود.
گروه اول مواد خام است که شامل مواردی چون حیوانات زنده، محصولات خام حیوانی خوراکی، محصولات خام حیوانی غیر خوراکی ، الیاف خام نباتی ، الیاف خام حیوانی، مواد خام حیوانی ، مواد خام سوختنی، سنگها و فلزات تصفیه نشده مواد معدنی غیر فلزی و ... میباشد که هر کدام گروههای فرعی دارند ( کدینگ کامل آن ارائه میشود).
هر کدام دوم مواد اصلی تولیدات یا مواد نیمه ساخته است مثل چرم و مواد ساخته شده حیوانی، خمیر کاغذ سازی، مواد چربی، مواد ساخته شده از نفت‌خام، مواد شیمیایی مواد ساخته شده از فلزات تصفیه شده و ...
گروه سوم یا محصولات ساخت (نهایی) و تولیدات است مثل محصولاتی که از یکنوع فلز معین یا چوب یا الیاف ساخته میشود یا لوازم روشنایی و ...
کد گذاری کالاها
تعریف و فواید کدگذاری:
به ایجاد رویه و سیستمی که بوسیله آن اطلاعات و نشانه‌های مورد نیاز از شخصی بشخص دیگر یا از نقطه‌ای به نقطه دیگر بصورت خلاصه منتقل گردد کدگذاری گویند. که بعضی رمز یا نشان خاص است و جهت سهولت در کار و تقلیل حجم گفته‌ها و نوشته‌ها بکار میرود در کدگذاری ممکنست از عوامل متعددی چون رنگها،نورها، اشکال، اعداد، الفبا و ... یا ترکیبی از آنها بهره گرفت اما مهمترین فواید سیستم کدگذاری عبارتند از :
(1) جلوگیری از نوشتن جملات طویل و توصیفی و شناسایی کردن ساده و دقیقتر کالاها.
(2) استاندارد کردن کالاها و کمک به جمع‌آوری صحیح آمار و اطلاعات آماری و محاسباتی.
(3) ثبت عملیات واردات و صادرات کالاها و نگهداری حساب دقیق موجودی انبار توسط ماشینهای الکترونیکی پیشرفته.
(4) صدور سفارش خرید بطور ساده و مطمئن و دقیق و پیگیری ساده‌تر امور و سهولت برنامه‌ریزی و کنترل.
انواع روشهای کد گذاری:
(1) روش ساده با روش اعداد ترتیبی.
(2) روش اعداد گروهی.
(3) روش اعشاری یا روش دیوئی.
(4) روش حروفی یا الفبایی.
(5) روش نیمونیک یا روش استفاده از حروف اول نام کالاها.
(6) روش مخفی.
(7) روش کدنیگ ویژه.
(8) روش کدنیگ استاندارد.
کارت انبار: این فرم جهت ثبت کلیه نقل و انتقالات مربوط به موجودی مورد استفاده قرار میگیرد و توسط انباردار تهیه میشود و برای موارد زیر بکار میرود:
الف) ـ ثبت مقادیر ورودی و خروجی هر یک از اقلام موجودی.
ب) ـ مبنای کنترل گردش اقلام موجودی.
ج) ـ مبنای مقایسه با کارت حسابدارای انبار و اصلاح مغایرات.
د)ـ تشخیص اقلام کم گردش و راکد.
ه) ـ ضبط سوابق سفارش موجودی.
(2) برگ درخواست جنس از انبار: این فرم جهت دریافت کالا از انبار مورد استفاده قرار میگیرد و توسط مصرف کننده پر میشود و دارای کاربردهایی بشرح زیر میباشد:
الف) ـ ذکر مشخصات و مقادیر اقلام درخواستی از انبار.
ب) ـ مجوز تحویل جنس به درخواست کننده.
ج) ـ مبنای صدور درخواست خرید.
د) ـ مبنای صدور حواله انبار.
(3) حواله انبار ( برگ مصرف کالا ) : این فرم هنگام تحویل کالا به متقاضی تنظیم میشود و توسط انبار پر میشود و دارای کاربردهای زیر است:
الف) ـ اعلام نوع و مقدار اقلام صشادره از انبار جهت هر یک از واحدهای درخواست کننده.
ب) ـ مبنای ثبت کارت موجودی و حسابداری انبار.
ج) ـ مبنای تهیه صورت خلاصه گردش اقلام انبار.
د) ـ مبنای قیمت گذاری اقلام صادره.
4) حواله انبار محصول: این فرم جهت تحویل کالا از انبار محصول به خریدار صادر شده و توسط قسمت انبار محصول یا فروش تنظیم میشود.
(5) برگ برگشت (مرجوعی) کالا به انبار: هنگامی که مازاد کالای دریافتی به انبار برگردانده میشود تنظیم میشود و توسط انبار یا برگشت دهنده تکمیل میشود و دارای کاربردهای زیر میباشد:
الف) ـ نشان دادن مشخصات مواد، قطعات و سایر اقلام برگشتی به انبار با ذکر مشخصات اقلام برگشتی.
ب) ـ رسیدی در دست برگشت‌دهنده است.
ج) ـ مبنای قیمت‌گذاری اقلام برگشتی.
د) ـ مبنای ثبت کارتهای موجودی و حسابداری انبار.
(6) برگ درخواست خرید: این فرم توسط انبار تکمیل میگردد و به منظور خرید اقلام برنامه‌ای یا براساس مصوبات شرکت مورد استفاده واقع میگردد و دارای کاربردهایی بشرح موارد زیر است:
الف) ـ درج مشخصات اقلام مورد نیاز.
ب) ـ مبنای تائید و تصویب خرید اقلام درخواستی
ج) ـ مبنای انجام استعلام و عملیات خرید ( خرید داخلی).
د) ـ مبنای درخواست پیش فاکتور (I/P=Proforma Invoice) در مورد خریدهای خارجی
ه)ـ مبنای ثبت کارت سفارش انبار و پیگیری خرید اقلام درخواستی.
و) ـ کنترل و مطابقت اقلام خریداری شده ( خریدهای داخلی ).
(7) برگ سفارش خرید: این فرم برای عقد قرارداد با فروشنده کالای مورد نظر استفاده میشود و توسط ادارة خرید تهیه و برای خریدهای خارجی بر مبنای فرم درخواست خرید تنظیم میشود و دارای کاربردهای زیر است.
الف) ـ بعنوان درخواست خرید رسمی و قطعی از فروشنده است.
ب) ـ اعلام مشخصات دقیق و شرایط مورد قبول به فروشنده .
ج) ـ تائید سفارش توسط فروشنده از طریق امضاء و دعوت یک نسخه از فرم.
ه) ـ مبنای کنترل اقلام مورد سفارش به هنگام دریافت آنها.
(8) برگ توزین باسکول : این فرم هنگام توزین کالاهائیکه از کارخانه صادر و یا به آن وارد میشوند مورد استفاده قرار میگیرد و توسط قسمت باسکول تهیه و تنظیم میشود.
(9) برگ رسید کالا به قسمت بازرسی : هنگام ورود کالا به کارخانه این فرم بمنزلة تائید ورود آن مورد استفاده قرار میگیرد. و توسط قسمت بازرسی صادر میشود.
(10) فرم گزارش روزانه بازرسی (صادره/ وارده ) : این فرم توسط بازرسی و هنگام ورود یا صدور کالا به کارخانه یا از آن صادر میشود.
(11) رسید موقت انبار: این فرم مشخص کننده اینست که جنس به انبار رسیده و تحویل انباردار گردیده ولی بدلایلی چون نرسیدن کامل اجناس و یا بزرگ بودن محموله و در راه بودن بقیه، همه آن نرسیده است و دارای کاربردهای زیر است:
الف) ـ ضبط اطلاعات کلی اقلام وارده هنگامیکه بررسی دقیق اقلام به سرعت امکانپذیر نباشد.
ب) ـ بعنوان رسید موقت در دست تحویل دهنده است.
ج) ـ مبنای پرداخت پسکرایه حمل است.
(12) رسید انبار: هنگام به دریافت و رسید کالا به انبار این فرم بمنزله تائید تحویل کالا به انبار بوده و توسط انبار تنظیم میشود. و دارای کاربردهای زیر میباشد:
الف) ـ اعلام و تائید رسید اقلام وارده به انبار و ذکر مشخصات اقلام
ب)ـ اعلام رسید محموله‌های برگشتی از فروش به انبار محصول.
ج) ـ اعلام رسید اقلام امانی به انبار ( در صورت عدم وجود برگ برگشت کالاهای امانی).
د) ـ قیمت گذاری اقلام وارده.
ه) ـ ثبت کارتهای موجودی و حسابداری آنها.
(13) برگ ارسال و تحویل کالا: در شرایطی که کالا توسط تدارکات دفتر مرکزی خریداری میگردد از این فرم برای کنترل ارسال اقلام خریداری شده توسط تدارکات دفتر مرکزی به کارخانه و همچنین برای کنترل و تحویل و تحوّل اقلام ارسالی از کارخانه به دفتر مرکزی مورد استفاده قرار میگیرد و دارای کاربردهای زیر میباشد:
الف) ـ درج مشخصات کلی اقلام ارسالی به کارخانه.
ب) ـ مبنای ارسال کالا توسط تدارکات مرکز و پیگیری رسیدن اقلام ارسالی به شعب و کارخانجات.
ج)ـ مبنای تحویل و تحول اقلام ارسالی به کارخانه.
د) ـ بعنوان رسیدی در دست تحویل دهنده.
(15) کارت حساب انبار : این کارت توسط مسئول کاردکس مرکزی عمل میشود و تقریباًَ مثل کارت انبار است با این فرق که ستون مبلغ هم در آن وجود دارد. یک کارت حساب هم مقدار فیزیکی و هم ریالی را کنترل مینماید.
(16) کارت سفارش انبار:این کارت دارای کاربردهای زیر میباشد:
الف) ـ پیگیری اقلام درخواستی از طریق واحد سرپرستی انبارها.
ب) ـ درج و کنترل مقدار اقلام درخواستی، سفارش داده شده و تعداد دریافت شده مربوط به هر سفارش.
ج) ـ تعیین اقلام مورد درخواست سفارش داده نشده یا دریافت شده.
(17) برگ برگشت از خرید: در مواردیکه کالای خریداری شده بدلایلی پس داده میشود انبار این فرم را تنظیم مینماید.
(18) برگ تحویل اسقاط: این فرم توسط انبار هنگامیکه یکی از بخشهای کارخانه جنس اسقاطی را تحویل انبار میدهد تنظیم میشود.
(19) جواز خروج: این فرم توسط افراد مجاز برای خروج کالا از کارخانه مورد استفاده قرار میگیرد.
(20) برگ کالاهای امانی ارسالی: این فرم در موقع ارسال کالا بصورت امانتی به موسسه یا قسمتی که به آن نیاز دارد توسط انباردار تنظیم میشود.
(21) برگ برگشت کالای امانی ارسالی: این فرم هنگام برگشت کالاهائیکه قبلاً بصورت امانت ارسال شده است مورد استفاده قرار میگیرد و توسط انباردار صادر میشود.
(22) برگ کالای امانی دریافتی: این فرم برای کالاهائیکه بصورت امانت از موسسات یا قسمتهای دیگری دریافت گردیده مورد استفاده قرار میگیرد و توسط انبار صادر میگردد.
(23) برگ برگشت کالای امانی دریافتی: این فرم هنگام عودت دادن کالایی که قبلاً به امانت گرفته شده مورد استفاده قرار میگیرد و توسط انبار صادر میگردد.
(24) برگ تحویل کالای ساخته شده و به انبار : هنگام تحویل کالای ساخته شده از قسمتهای تولیدی به انبار صادر میشود و توسط قسمتهای تولیدی پر میشود.
(25) صورتحساب فروش (نقدی، غیر نقدی): این فرم برای مشخص کردن اقلام فروخته شده مورد استفاده قرار میگیرد و توسط قسمت فروش صادر میشود.
(26) برگ تعدیل (افزایش/ کاهش) موجودی: چنانچه درصدد باشیم مقدار آماری موجودی ( ریالی یا مقداری ) انبار را کاهش یا افزایش بدهیم ولی موجودی واقعی را تغییری ندهیم این فرم مورد استفاده قرار میگیرد مثلاً در انبار گردانیها برای تعدیل حسابها در انبارها از این فر، بهره گرفته میشود.
(27) صورتحساب خرید: برای مشخص کردن کالاهای خریداری شده و توسط اداره خرید صادر میشود.
(28) برگ کنترل اسناد : این فرم همراه یک دسته از فرمها که قرار است از قسمتی به قسمت دیگر فرستاده شوند ارسال میشود تا در صورتی که فرمهای ارسالی تعدادشان تغییر کرده باشد مشخص شود و توسط قسمت ارسال کننده فرمها تهیه و تنظیم میشود.
بخشهای درگیر در سیستم اطلاعاتی انبارها:
طراحی سیستم اطلاعاتی انبار در کارخانه مستلزم آگاهی از قوانین ، محدودیتها و مسئولیتهای مختلف نسبت به تهیه و نگهداری جنس و اطلاع از بخشهایی چون خرید، نگهداری، بازرسی، انبار و حسابداری میباشد که در زیر خلاصه ارتباط آنها را با انبار متذکر میشود:
حسابداری: جهت نگهداری حسابهای مالی شرکت و آمارهایی تولیدی دو بخش حسابدرای وجود دارد حسابداری مالی و حسابداری صنعتی که حسابداری صنعتی ارتباط بیشتری با انبارها دارد چرا که جهت محاسبة سودآوری محصولات مختلف و متعدد محاسبة بهای تمام شده کالاهای فروش رفته و موجود حائز اهمیت است و اطلاعات آن جز با سیستم اطلاعاتی صحیح امکانپذیر نیست و سایر وظایف بخش حسابداری صنعتی عبارتست از:
(1) اطلاعات مربوط به نقل و انتقال مواد در کارخانه از لحظة ورود تا خروج از طریق کارت حساب انبار و کنترل مقداری و قیمتی موجودیها و انتقال اطلاعات مذکور به دفاتر حسابداری.
(2) قیمت‌گذاری مواد صادره از انبار به روشهای مختلف بسته به نوع کالا و شرایط موجود و سیاست شرکت مثل روشهای LIFO-FIFO میانگین وزنی در شیوه قیمت‌گذاری اداری و FIFO –LIFO شناسایی ویژه و میانگین متحرک روش قیمت گذاری دائمی یا روش قسمت گذاری استاندارد و محاسبه مغایرتهای مربوط به نرخ مواد ، مصرف مواد که خود به انحراف در ترکیب و استاندارد و محاسبه مغایرتهای مربوط به نرخ مواد، مصرف مواد که خود به انحراف در ترکیب و بازده مواد تقسیم میشود که در خصوص روشهای قیمت‌گذاری در فصلی جداگانه بحث خواهیم نمود.
(3) بررسی دورة گردش موجودی و جلوگیری از رکود سرمایه‌ها، بطوریکه 10% کاهش در کالاهای صنتعی انگلیس در سال 1970 میتوانست 1300 میلیون لیره سرمایه راکد را آزاد نماید. ( به استناد آمار انگلستان).
(4) تعیین حداقل موجودی که تحت هیچ شرایطی موجودی انبار از آن مقدار کمتر نباید بشود. و حداکثر موجودی که بیشتر شدن موجودی از آن حد غیر لازم و غیر اقتصادی است و نقطه سفارش یعنی میزانی که وقتی موجودی انبار به آن مقدار برسد انباردار اقدام به صدور درخواست خرید میکند این اطلاعات ( که در مبحث کنترل موجودی فرمولهای محاسباتی آن ذکر میشود) بر روی کارت انبار و کارت حساب انبار درج میگردد و کنترل دائمی از اقلام در انبار وجود دارد که از طریق دریافت یک نسخه از فرمهای سیستم اطلاعاتی این اطلاعات کنترلی به روز در می‌آید.
خرید: تهیه و تدارک کالاها و خدمات از طریق عاقلانه و رقابتی یعنی با قیمت،کمیت،کیفیت مناسب و از منبع مناسب و در زمان مناسب از وظایف این بخش میباشد خریدهای اداره خرید بر سه دسته‌اند.
(1) کالاهایی که بصورت برنامه‌ریزی شده و در آغاز هر سالن معین شده است بصورت قرار داد خریداری میشود.
(2) کالاهائیکه براساس درخواست خرید از طرف قسمتهای مختلف کارخانه توسط مامور خرید تهیه میشود.
(3) کالاهائیکه براساس درخواست خرید از طرف قسمتهای مختلف کارخانه بدون دخالت مامور خرید تهیه میشود و برای آنها نمیتوان در آغاز سال برنامه‌ریزی ارائه نمود.
بازرسی : در بسیاری از واحدهای صنعتی برای کنترل کالاهای وارده یا صادره قمستی بنام بازرسی وجود دارد که کنترل کمیت کالاهای صادره یا وارده را برعهده دارد و در صورت عدم قبول کمیت لازم، عدم قبول آنرا در دستور جلسة بازرسی ذکر میکند تا فوراً به این امر رسیدگی شود. این اداره در موسسات بزرگ در محل درب ورودی کارخانه قرار دارد و در موسسات کوچک توسط نگهبانان بازرسی بعمل می‌آید در بعضی موسسات هم نگهبانان و هم دفتر یا اداره بازرسی با هم در یکجا قرار دارند. قسمت بارسی به کالاهایی که جواز خروج به تائید امضاء مجاز رسیده باشد اجازه خروج (ورود) میدهد. و با فرمی بنام رسید کالا به بازرسی که دارای دو صورت وارده و صادره است ورود و خروج کالا در آن ثبت شده و در پایان روز یک نسخه از فرم جهت اطلاع مدیریت به آنجا ارسال میشود. دستورالعملهای اجرایی ورود کالا بشرح زیر میباشد:
(1) دریافت کالا و کنترل آن با فرمهای مربوطه ( مثل برگ درخواست خرید که در دست مامور خرید است).
(2) در صورت لزوم توزین کالا ( وزن کردن) بوسیله باسکول و یا شمارش آن.
(3) ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (وارده) و دفتر بازرسی صفحه واردات ] این اطلاعات شامل تاریخ، نام رانندة خودرو، شماره خودرو، مقدار و نام و مشخصات و واحد کالا و ... میباشد].
(4) ارسال کالا به انبار مربوطه همراه یک نفر مأمور.
(5) ثبت شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرسی ( وارده ) زیرفرمهای مربوطه و ثبت شماره‌های بازرسی.
(6) ارسال فرمهای مربوطه به قسمتهای ذینفع
اما دستورالعملهای اجرایی صدور کالا شامل مراحل زیر است:
(1) کنترل کالا باجواز خروج فرمهای مربوطه ( مثل برگ برگشت از خرید و غیره).
(2) در صورت لزوم توزین کالا بوسیله باسکول و یا شمارش آن
(3) ثبت اطلاعات مربوطه در فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (صادره) و دفتر بازرسی صفحة صادرات
(4) دادن اجازه برای خروج از کارخانه و ثبت شماره دفتر بازرسی و یا شماره مسلسل فرم رسید کالا به قسمت بازرسی (صادره) در زیر فرمهای مربوطه.
(5) بایگانی جواز خروج و ارسال فرمهای مربوطه به قسمتهای ذینفع.
فرمها ، بخشهای مختلف یک سازمان را به مثابه اجزاء بهم پیوسته‌ای به یکدیگر مرتبط مینماید ولی قبل از طراحی فرمها وجودد چارت سازمانی از ضروریات کاراست و درصورت عدم وجود، طراح سیستم اطلاعاتی انبار باید آنرا طراحی نماید تا بخشهای نیازمند به اطلاعات یا صادر کننده اطلاعات مشخص و کمیت و کیفیت و محتوای فرمها پاسخگوی نیازهای سازمان باشد.
برای اینکه اطمنیان حاصل نمود تا فرمها بخوبی قادر به انجام مأموریت خود هستند یا خیر میتوان از چک لیست زیر بهره گرفت:
رنگها و تعداد فرمها میتواند به تناسب نیاز و سلیقه موسسات نیازمند به آنها دچار تغییر شود در اینجا ما سلیقه انتخابی را بکار برده‌ایم اما در تعداد فرمها دقت بیشتری باید، بعمل آورد تا کمتر از حدی نشوند که سیستم اطلاعاتی انبار را با نقص مواجه سازند. ملاحظه شد که چگونه این فرمها در هنگام توسعه احتمالی حجم کارها میتوانند مبنای خوبی وارد کردن اطلاعات به کامپیوترها و بهره‌گیری از برنامه‌های نرم افزار جدید بشمار بیایند.
سیستم اطلاعاتی انبارها و نقش کامپیوتر در آن:
سیستم را میتوان شبکه‌ای از روشهای مربوط بهم دانست که بمنظور نیل به هدفی معین طرح‌ریزی شده باشد. هر سیستم اعم از سیستم مکانیکی ( فیزیکی) و یا سیستم اطلاعاتی دارای 5 قسمت میباشد که عبارتند از: هدف ـ ورودی ـ روشها ـ پرونده‌ها ـ خروجی. یک سیستم اطلاعاتی هنگامی قابل کنترل است که اطلاعات صحیح را در زمان صحیح و در محل صحیح تهیه نماید. لذا هنگام طرح سیستم کامپیوتری به منظور جایگزین کردن مقداری از فعالیتهای سیستم اطلاعاتی میبایست طوری طرح گردد که اطلاعات صحیح و بموقع و بفرم صحیح را در اختیار استفاده‌کنندگان قرار دهد و چه بسا کوتاهی در هر یا یک مورد آن باعث تصمیم‌گیری نادرست و ایجاد ضرر جبران‌ناپذیر گردد. سیستم اطلاعاتی انبارداری از جمله سیستمهای تجاری است مثل سیستم حقوق دستمزد، سیستم حسابداری، سیستم پرسنلی و ... به منظور طراحی صحیح بسیار متداول سیستمهای جاری سازمانها بشمار میرود. در ایجاد یک سیستم کامپیوتری عملیات و اقداماتت متنوع فوق و نیز تهیة دستورالعملها و اسناد مورد نیاز بمنظور ایجاد یک سیستم در مراحل مختلفی انجام میگیرد که مختصر آن مراحلی بشرح زیر است:
مراحل ایجاد سیستم کامپیوتری:
(1) بررسی مقدماتی بمنظور تعیین امکان‌پذیری سیستم کامپیوتری جهت انبارها(Feasibility study) : در این مرحله سیستم موجود مورد مطالعه و بررسی کلی قرار میگیرد و طی آن مشخص میگردد که با توجه به امکانات اقتصادی و تکنیکی و نیز سایر محدودیتها و مشکلات آیا میتوان یک سیستم جدید که برآورده کننده هدفها و نیازمندیهای مدیریت باشد طرح نمود یا نه؟ حاصل کار Feasibility Reportاست که در آن نتایج بررسی و نیز پیشنهادات کلی و همچنین برنامه کار مراحل بعدی و تخمین هزینه ایجاد سیستم جدید درج گردیده است این گزارش تقدیم مدیر یا شورای مدیران میشود.
(2)بررسی و تهیه طرح کلی سیستم (outline system Desing) : در این مرحله سیستم موجود با جزئیات بیشتر مورد بررسی و مطالعه قرار میگیرد که طی آن ارتباط بین قسمتهای مختلف و روش انجام کارها و نیز وظایف، حجم کارها، مشکلات و نارسائیهای اجرایی مورد بررسی قرار گرفته و همچنین فرمها و دفاتر و پرونده‌های موجود نیز مورد بررسی قرار میگیرد. پس از بررسیهای فوق توسط سیستم آنالیست‌ها، سیستم کامپیوتری بطور کلی طرح و ارائه میگردد.
این طرح بصورت گزارشی تحت عنوان "مشخصات کلی سیستم پیشنهادی" تهیه شده که شامل عنوانها مطالب زیر میباشد:
ـ شرح کلی سیستم پیشنهادی.
ـ نمودار گزارش کار سیستم پیشنهادی.
ـ هزینه برآوردی جهت توسعه و پیاده کردن سیستم پیشنهادی.
ـ برآورد زمانبندی مربوط به انجام مراحل بعدی با توجه به نیروی انسانی و به تجهیزات مورد نیاز با گزارش فوق مدیریت تصمیم قطعی به قطع یا ادامه کار را با توجه به امکانات سازمانش از لحاظ مالی و غیره اتخاذ مینماید.
(3) طرح جزئیات بیشتر سیستم ومشخصات آن (Detail Design & Specitfication):
در این مرحله بررسی عمیقتر شده و طی آن مشخصات دقیق فایلها و رکودها و نیز نمودار روشها و دستورالعملهای اجرایی دفتری، کامپیوتری و مشخصات فرمها و ... نیز مشخص شده بطوریکه برنامه‌نویسان ارشد بتوانند با استفاده از اسناد و مدارک تهیه شده در این مرحله برنامه‌های مورد نیاز سیستم انبارها را طراحی و آنها را توسعه دهند. کلیه اسناد و مدارک که در این مرحله تهیه میگردند تشکیل پرونده‌ای بنام مشخصات سیستم (system specification) را میدهند.
(4) طرح برنامه‌ها و مشخصات آنها (program specification & Design) :در این مرحله باید مشخصات هر یک از برنامه‌ها بصورت جداگانه تهیه گردد. برای این منظور ابتدا از روی پرونده‌های مشخصات سیستم پرونده‌ای بنام "مشخصات مجموعه برنامه‌ها" استخراج و تحویل برنامه‌نویس ارشد در دپارتمان برنامه‌نویسان میشود. برنامه‌نویس ارشد از روی پروندة مشخصات مجموعه برنامه‌ها، مشخصات هر یک از برنامه‌ها را طرح و در یک پروندة جداگانه‌ای بنام "مشخصات برنامه" (program specification) قرار میدهند این پرونده شامل کلیه اطلاعات مورد نیاز در مورد یک برنامه است. بطوریکه برنامه‌نویس بتواند از روی آن برنامه مربوطه را نوشته و آزمایش نماید و لذا، حاصل این مرحله پرونده مشخصات برنامه میباشد.
(5) برنامه‌نویسی و تست آنها (programming & testing) : در این مرحله مشخصات برنامه‌ها که در مرحله قبل تعیین شده بود بین برنامه‌نویسان توزیع میشود و سپس برنامه‌نویسان اقدام به نوشتن برنامه‌ها مینمایند. البته در این مرحله کلیه اسناد جدیدی که توسط برنامه‌نویس در حین برنامه‌نویسی تهیه میشود باید کاملاً مستند گردد. علاوه بر نوشتن برنامه، باید برنامه نوشته شده توسط داده‌های نمونه آزمایش گردند.
(6) تدارکات جهت پیاده کردن سیستم (programming for implementation) :
پس از اینکه هر یک از برنامه‌ها توسط برنامه‌نویسان نوشته و با داده‌های غیر حقیقی (نمونه) آزمایش گردید باید همه برنامه‌ها با هم و با داده‌های حقیقی آزمایش شوند.
از طرفی باید کلیه دستورالعملها و راهنمائیهای لازم به استفاده‌کنندگان سیستم که داده‌ها را جهت پردازش به سیستم کامپیوتری و راهنمائیهای لازم به استفاده‌کنندگان سیستم که داده‌ها را جهت پردازش به سیستم کامپیوتری میدهند و نتایج آنرا پس از پردازش مورد استفاده قرار میدهند تهیه و تدوین گردد. بنابراین میتوان کارهای عمده این مرحله را بقرار زیر خلاصه نمود:
ـ تهیه و تبدیل داده‌های حقیقی و تشکیل پرونده‌های کامپیوتری.
ـ آزمایش کردن برنامه‌های سیستم با داده‌های حقیقی.
ـ تهیه کتابچة راهنمای اجراهای کامپیوتری (Operation Guide).
ـ تهیه کتابچة راهنمای استفاده‌کنندگان (Users Guidi).
ـ آموزش استفاده‌کنندگان (Training of Users).
ـ اجرای موازی سیستم کامپیوتری با سیستم قبلی و رفع نواقص آن (parallel Run).
(7) ارزیابی سیستم کامپیوتری جدید بعد از پیاده شدن
(post implementation evaluation): پس از اینکه سیستم کامپیوتری پیاده شد و اجرای حقیقی آن سیستم جدید پاسخگوی کلیه خواسته ذکر شده در مشخصات سیستم پیشنهادی میباشد. حاصل این مرحله گزارش ارزیابی سیستم میباشد که بر مبنای آن سیستم جدید تحویل گرفته میشود چنانچه ملاحظه میشود هر مرحله از کار توسط افرادی با مهارتهای خاص صورت میگیرد.
فرد آنالیست باید فردی باهوش، باقوه ادارک، قادر در برنامه‌ریزی، با اطمینان، جدی و علاقمند باشد و دارای بنیه و طاقت ، شخصیت ، نظم، پاکیزگی و قدرت بیان باشد و وظیفه‌شناس و راستگو و درستکردار باشد. با این خصوصیات است که او میتواند به هدف خود که همانا بالا بردن راندمان کارها و ایجاد منفعت بیشتر از طریق بالا بردن درآمد و پائین آوردن هزینه سازمان و در نتیجه جلب رضایت استفاده‌کنندگان است دست یابد. در اینجا نیز همچون سایر جنبه‌های مدیریتی،رفتار متناسب و مناسب و تقوی و تعهد علاوه بر تخصص فرد آنالیست را مطمئن‌تر و صادقتر ساخته و همواره و رضای حق تعالی را در مدنظر او قرار میدهد که این خود والاترین نیتها و هدفها جهت هر فرد متخصص و متعهد متقی است.
روشهای مختلف انبار کردن کالاها (موجودیها):
(1) انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف ( با در نظر گرفتن حداکثر موجودی).
(2) انبار کردن به ترتیب شماره یا حروفت ت( با در نظر گرفتن حداقل موجودی).
(3) انبار کردن به ترتیب ورود موجودیها ( کالاها).
(4) انبار کردن به ترتیب ورود با در اختیار داشتن سیستم شماره قفسه.
ـ انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف با در نظر گرفتن حداکثر موجودی: این روش مستلزم داشتن کاتالوگ یا دفتر راهنمای اقلامی است که از طریق آن اقلام را یا به ترتیب شماره جنس و یا به ترتیب نام جنس (الفبا) در قفسه‌های انبار باید چید. برای استفاده از چنین روشی باید اقلام مورد استفاده استاندارد باشد یعنی اقلامی باشند که بطور مداوم مورد استفاده موسسه قرار گیرد و از طرفی حداکثر موجودی مورد نیاز ثابت و معلوم باشد. بدین نحو رجوع انباردار به اقلام مختلف به ترتیب مذکور بسیار ساده بوده و با مراجعه به شماره یا حرف مربوطه میتواند به آسانی به جنس مورد نظر دسترسی پیدا کند. از طرفی چنین روشی محتاج فضای زیادی است که بتوان برای هر قلم جنس به مقدار حداکثر موجودی جا در نظر گرفت ولی هیچوقت از کل محل یا فضای در نظر گرفته شده استفاده نکرد. یکی دیگر از نکات منفی این روش اینست که در صورتی که جنس جدیدی وارد انبار شود نمیتوان به آسانی آنرا در بین اجناس دیگر قرار داد چون یا از نظر فضای موجود در مضیقه خواهد بود یا اینکه اگر جنس جدید در محلی خارج از ترتیب شماره‌ای یا الفبا قرار گیرد آنگاه مزیت دسترسی ساده منتفی میشود.
ـ انبار کردن به ترتیب شماره یا حروف ( با در نظر گرفتن حداقل موجودی): تفاوت این روش با روش قبلی در جلوگیری کردن از اتلاف فضای انبار است که محل اجناس را با در نظر گرفتن حداقل موجودی تعیین میکنند به این نحو که برای هر قلم جنس به مقدار حداقل مصرف و به ترتیب شماره جنس و یا حروف الفبا در قفسه‌ها چیده میشود مثال خوب این روش در سوپرمارکتها مشاهده میشود که هر روز به میزان مصرف یک روز در قفسه‌ها جنسها را چیده ولی در انبار اصلی به مقدار مصرف چند هفته یا چند ماه جنس وجود داشته و چیده خواهد شد. اما اشکال عمده این روش در اینست که در صورت مفقود یا پنهان شدن اقلام از دید انباردار، انباردار دیر پی به این امر می