برای مدیریت موثر و مفید، کیفیت کار مدیر، بسیار مهمتر از کمیت آن می باشد. جزییات امور یک سازمان نباید مشی کلی مدیریت را منحرف کند و علیرغم اینکه مدیر باید به کلیه شئونات سازمان اشراف داشته باشد و توانایی مدیریت اتفاقات غیر مترقبه و بحران را داشته باشد، لیکن شالوده کلی مدیریت نباید به گونه ای باشد که کار و امور سازمان، مدیر را به دنبال خود بکشاند، بلکه مدیر باید با انتخاب چارت مناسب و تفویض اختیار، مسیر از پیش تعیین شده ای برای امور جاری سازمان تهیه کند و زمان و انرژی خود را به صورت بهینه برای مواردی که دخالت وی، لازم می باشد صرف نماید. آنچنان که علاوه بر گردش صحیح کار، توان شخصی مدیریت که وابسته به چگونگی تلاش او در محیط کار و سلامت زندگی شخصی اش می باشد حفظ شود.
قضیه:
داستان مربوط به مدیری است که علیرغم داشتن خصوصیات فردی و اخلاقی ممتاز و همت بالا و مصمم برای نائل شدن به اهداف بزرگ، در راستای موفقیت بیشتر سازمان تحت مدیریتش، مدیریت خلاق، موثر و با کیفیتی ندارد و هر روز پس از ساعتها تلاش بی وقفه، برای پرداختن به جزییات پراکنده و غیر پیش بینی شده روزمره، با فکری خسته و ناراضی از نائل نشدن به خلاقیتهای مدیریتی و نپرداختن به اهداف و مسائل کلان سازمان، به نزد خانواده‌ای می رود که خود را در قبال آنها، مدیون می داند و احساس می کند فرصت رسیدگی و توجه لازم به خانواده و خودش و مسائل روحی و معنوی‌اش را نیز نداشته است. طی داستان به نکته ظریف دیگری نیز بر می خوریم و آن گویای اینست که او حتی از محیط و مسیر زیبای زندگی اش نیز لذت نمی برد، بلکه در حین رانندگی، احتمال پیشامد حادثه نیز می رود. از خصوصیات قابل توجه در این داستان ظرفیت بالای این مدیر در مواجه با انبوه کارها و مشکلات پراکنده و غیرمترقبه می باشد که نه تنها او را مشوش نمی کند، بلکه امور را با آرامش، یکی پس از دیگری هدایت می کند و توانایی بالایی در مدیریت بحران و باز کردن گره‌های روزمره را دارد. منتها، اعتماد به نفس بیش از حد او و در همین راستا، عدم تفویض اختیار، باعث درگیر شدن بیش از اندازه او در امور جزیی و کم اهمیت می شود و به نوعی، بیانگر عدم تشریک مساعی و همچنین وجود نوعی خود محوری می باشد. در عین حال، مراحل ترقی شخصی را از یک expediter ، به مدیر کارخانه ای بزرگ، به سرعت طی کرده است، اما عملاً در پست مدیریتی نیز همان رفتار تسریع بخشی امور را دارد و به اموری که اغلب در حد یک کارمند تسریع بخش است یعنی کارهای غیر مهم و ضروری و فوری می پردازد. پس به این موضوع اشاره دارد که اگر یک کارمند به دلیل لیاقت، امانتداری، همت عالی و دلسوزی، سزاوار رشد و ارتقاء به پست های بالاتر مدیریتی باشد، این ارتقاء، بدون آموزش مدیریت، مخصوصاً آموزش مهارتهای عمومی مدیریت، منجر به عدم موفقیت وی و سازمان خواهد شد. لذا در داستان مشاهده می کنیم که چارت سازمانی این مدیر به نوعی است که شاخه های در ارتباط با وی بسیار متعدد و زیاد، ولی از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر کارخانه نیستند.
پاسخ به سئوالات بحث
1- کدام یک از ویژگیهای شخصی چت از مدیریت موثر او بر زمان جلوگیری می کند؟
1) عدم تفویض اختیار 2) عدم مدیریت کارا و مؤثر زمان
احساس مسئولیت غیر آگاهانه و اعتماد به نفس بیش از حد، از ویژگیهایی بود که باعث می شد چت، تفویض اختیار نکند. همچنین عدم استفاده از معاون و طراح و برنامه ریز و عدم تدوین فهرست انجام کار، (شاید حالا دارم با دلیل تراشی کارهایم را توجیه می کنم، زیرا کار را به طور ضعیفی زمانبندی می کنم، اما من فکر می کنم که برنامه ریز هوشیارانه ای دارم و به درستی تفویض اختیار می کنم. آیا به یک معاون نیاز دارم؟) همینطور ناتوانی وی در «نه گفتن» در مواجه با امور نامناسب برای سطح مدیریت وی، (اِل یک لحظه درنگ کرد: بسیار خوب چت، شما می توانید کسی را برای من پیدا کنید؟ من باید امروز، بار این دو ماشین را خالی کنم. چت جواب داد: تا نیم ساعت دیگر با شما تماس می گیرم و به شما خبر می دهم.) از جمله مواردی است که باعث پراکندگی و اتلاف وقت وی می شد و این از نتایج عدم مدیریت کارا و موثر زمان است. در یک جمله: کارها، چت را مدیریت می کرد و او را بدنبال خود می کشاند، نه چت، کارها را.
2- مسائل و مشکلات سازمانی او چه هستند؟
1) بیشتر مسائلی که به شکل اتفاقی حادث و مطرح می شدند، به علت عدم پیش بینی های لازم قبلی و برنامه های پیش گیرانه به شکل غیرمترقبه جلوه می نمودند (مارلین ادامه داد: می توانید به جای اپراور که به علت بیماری در حال استراحت است، اپراتور دیگری برای ماشین چاپ پیشنهاد کنید. همچنین به چت گفت که جین، مهندس صنایع تماس گرفته و منتظر جواب اوست.)
2) چارت سازمانی به شکلی است که اکثر شاخه هایی که مستقیماً با مدیر در ارتباط هستند از نظر کمیت زیاد و از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر شرکت نیستند.
3) نداشتن معاون یا معاونین
4) نداشتن سلسله مراتب سازمانی مناسب و تفویض اختیار و مشخص نبودن شرح وظایف مدیر و کارکنان
5) عمل کردن مدیر به عنوان یک expediter
3- کدام یک از اصول مدیریت زمان و استرس در این مطالعه مورد نقض شده است؟
هر سه عامل: تفویض اختیار، مدیریت مؤثر زمان و مدیریت کارآیی زمان در این مطالعه موردی نقض شده است. در مورد تفویض اختیار، چارت سازمانی طوری است که شاخه هایی که مستقیماً با مدیر در ارتباط هستند، از نظر کمیت زیاد و از لحاظ کیفیت در حد ارتباط مستقیم با مدیر شرکت نیستند یعنی او معاون یا معاونینی برای خود اختیار نکرده است به همین علت هر روز مجبور است، ساعتها وقت خود را به امور جزیی و مسائل متعدد و پراکنده غیر پیش بینی شده، صرف کند و در نتیجه، این مسائل، مانع نائل شدن وی به خلاقیتهای مدیریتی و پرداختن به اهداف و مسائل کلان سازمان می شود. در مورد مدیریت مؤثر زمان هم چت موفق نیست زیرا با کار زیاد و فقدان کنترل این کارها مواجه است و به همین علت دچار استرس زمانی میشود. او به عنوان مدیر شرکت «نوریس» قادر نیست مسائل مهم و مسائل ضروری را به وضوح تشخیص دهد و از هم تفکیک کند، (او ترتیب کارهای روزانه را مرور کرد، اول یک پروژه، بعد دیگری. تلاش می کرد که اولویتها را رعایت کند. بعد از چند دقیقه به این نتیجه رسید که برنامه زمان بندی واحد open-end احتمالاً مهمترین و مطمئناً ضروری ترین موضوع است، اما به یاد آورد که معاون مدیر کل به طور تصادفی از او پرسید آیا فکر بیشتری صرف پروژه کرده است) او بیشتر اوقاتش را به مسائل ضروری و فوری می پردازد و زمان کمتری برای امور مهم صرف می کند و فعالیتها را برحسب اهمیت و فوریت نسبی دسته بندی نمی کند.
(آل نورن سرکارگر انبار کالا به چت گفت: شما می توانید کسی را برای من پیدا کنید؟ من باید امروز بار این دو ماشین را خالی کنم.) (ماریلین مدیر دفتر از چت پرسید اینها باید فرستاده شوند یا بازرسی کنیم و ادامه داد به جای اپراتور که به علت بیماری در حال استراحت است، اپراتور دیگری برای ماشین چاپ پیشنهاد کنید؟ (چت به سرکارگر اتاق جلد در پیدا کردن فضای ذخیره موقت برای تثبیت محموله کارلود کمک کرد، با یک کارگر چاپخانه که کار کمتری بر عهده داشت درباره کنترل کیفیت بحث کرد. قرار گذاشت تعدادی از افراد را به طور موقتی به بخشهای مختلف انتقال دهد.) می بینیم که در این موارد و موارد مشابه دیگری که در کتاب ذکر شده، اولاً چت در پاسخ به خواسته های فوری اما غیرمهم قدرت نه گفتن ندارد، ثانیاً استراتژیهایش بیشتر بر روشهای انجام کارها متمرکز است تا بر نتایج. اما در مورد مدیریت کارای زمان هم، باز چت به کسب دستاوردهای بیشتر بدون اتلاف وقت نائل نشده است زیرا جزئیات امور، خط مشی کلی وی را منحرف می کند و کارهای سازمان، چت را بدنبال خود می‌کشاند، در حالیکه می بایست با تهیه فهرستی از کارهای روزانه و اولویت بندی وظایف و تعیین 20% از وظایف بسیار مهم و حساس که باعث به بار آمدن 80% نتایج می شود (قانون پارتو) و اختصاص بهترین اوقات برای مهمترین مسائل و همچنین تهیه گزارش روزانه و برهم زدن ملاقاتهای غیرمهم و کم ارزش، زمان و انرژی خود را به صورت بهینه برای مواردی که دخالت وی لازم می باشد، صرف کند.
4- اگر به عنوان مشاور چت استخدام می شدید، پیشنهاد شما به او چه بود؟
رعایت همه موارد ذکر شده، یعنی:
1) به او پیشنهاد می کردم که یک فهرست انجام کار برای کارهای روزانه اش تدوین کند تا طبق آن به وظایف مدیریتی اش عمل کند، نه به عنوان یک تسریع بخش
2) پیشنهاد انتخاب یک معاون یا معاونین به عنوان اولین زیر مجموعه برای تفویض اختیار
شامل 93 صفحه فایل word قابل ویرایش
دانلود تحقیق بررسی محتوای قضیه زمان از دست رفته ا ز کتاب مدیریت استرس
