فنون تجزیه و تحلیل سیستمها
متداولترین فنون و تکنیکهایی که آنالیست را در زمینه بهبود وضع فعلی و پیشنهاد وضع آتی یاری می دهند عبارتند از:
- بررسی تقسیم کار
- بررسی جریان کار
- بررسی جا و مکان
- کنترل فرمها
- کنترل اسناد و سیستمهای بایگانی
- اندازه گیری کار
- برنامه ریزی شبکه ای ( پرت , سی پی ام , پی دی ام )
تعریف جدول تقسیم کار
تعریف : جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان سازمان در یک مدت معین, چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقدار وقت صرف انجام دادن این کارها می کنند .
مزایای تهیه جدول تقسیم کار
کسب آگاهی از بار واقعی کار و نحوه توزیع آن در عمل
شناخت محلهای تراکم کار از یک طرف و تراکم نیروی انسانی از طرف دیگر
آگاهی از تکرارها و تداخلهای وظیفه ای
آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف و فعالیتها
آگاهی از نحوه تطبیق نوع و ماهیت وظیفه با تخصص کارکنان
کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان
آگاهی از تعداد واقعی نیروی انسانی مورد نیاز
ارزشیابی کار کارکنان
به دست آوردن مبنایی جهت تعیین حقوق و دستمزد کارکنان
مراحل تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار
انتخاب واحد بررسی
تهیه لیست وظایف کارکنان
تهیه لیست فعالیت های واحد
تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود
تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار در وضع موجود و کشف نقایص وایرادات آن
تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی
مرحله اول – انتخاب واحد بررسی
آنالیست در شروع کار بایستی کل سازمان را به واحدهای کوچک تقسیم کند و جدول تقسیم کار را برای هر یک از واحدها به طور جداگانه تنظیم نماید .
مرحله _ تهیه لیست وظایف کارکنان
لیست وظایف کارکنان عبارت است از لیستی که نشان میدهد هر یک از کارکنان یک واحد سازمانی در یک مدت معین چه وظایف و عملیاتی را انجام می دهد و چه مقدار وقت صرف انجام آنها می کند .
مرحله سوم _ تهیه لیست فعالیت های واحد
لیست فعالیت ها عبارت است از:صورتی از کلیه فعالیتهایی که در یک واحد سازمانی انجام می شود. این لیست مجوعه فعالیتهایی اساسی و عمده ای که کارکنان آن واحد سازمان انجام می دهند , درج می گردد
مرحله چهارم _ تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود
در این مرحله , آنالیست با استفاده از اطلاعاتی که در دو مرحله قبلی فراهم آورده است , به تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار می پردازد .
مرحله پنجم _ تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار
نمونه ای از سولات قابل طرح در مرحله تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار از این قرارند:
آیا کلیه فعالیت هایی که در این واحد انجام می شود, به این واحد تعلق دارد؟
کدام یک از فعالیتها, بیشترین وقت واحد را میگیرند و آیا لازم است که این مقدار وقت, صرف انجام آنها شود؟
چه مقدار از وقت , صرف انجام کارهای غیر ضروری می شود؟ منظور از کار غیر ضروری, کاری است که انجام آن در تامین هدف سازمان اثری ندارد.
آیا از تخصص و مهارت افراد, استفاده مناسب به عمل می آید ؟
آیا کار به طور مساوی بین افراد تقسیم شده است ؟
آیا وظایفی که به کارکنان ارجاع می شود , تا حدود زیادی با یکدیگر بی ارتباط هستند ؟
آیا تخصصها خیلی محدود و وظایف , بیش از اندازه به اجزا تقسیم شده اند .
آیا در تقسیم وظایف, به روحیه, علاقه, نگرش و ویژگیهای شخصی شاغلین توجه شده است؟
آیا در تعیین افرادی که با یکدیگر در ارتباط مستقیم کاری هستند , به وجود علایق مشترک و تشابه شخصیتی میان آنها توجه شده است ؟
آیا در انجام وظایف تکرار و تداخل وجود دارد ؟
تعداد صفحات: 29
فنون تجزیه و تحلیل سیستمها
